Как писать деловые письма?

Клиенты профессиональных курьерских служб очень часто прибегают к услугам доставки деловых писем. Часто такая корреспонденция достигает огромных объемов и порой это сопряжено с допущением ошибок. Для экономии времени и трудозатрат предлагаем ознакомиться с основными положениями составления и написания деловых писем, а также с его образцом, что позволит избежать досадных недоразумений и поможет сэкономить время.

Правила написания делового письма

 Условие ведения бизнеса характеризуются высоким уровнем коммуникации. Одним из основных инструментов общения между юридическими лицами являются деловые письма. Они могут носить абсолютно разный характер, подтверждать устные договоренности, призывать к сотрудничеству либо означать ноту протеста. Правильно составленное деловое письмо будет являться письменным доказательством взятых обязательств, либо подтверждать факт обращения в какую либо организацию. Скрепленный печатью и подписью руководителя подразделения бумажный носитель информации становиться серьезным официальным документом. Поэтому к составлению таких писем лучше отнестись с полной ответственностью.

Для того чтобы правильно составить деловое письмо нужно определиться с его целевым назначением. Как правило, в современной практике выделяют несколько видов деловых писем. К примеру, благодарственное письмо отправляется адресату для выражения общей признательности коллектива или отдельного физического лица. Гарантийное письмо документально подтверждает взятые на себя обязательства. Письмо-запрос это отличный способ обратится к организации или в государственный орган с предложением к сотрудничеству, либо для получения необходимой информации.

Как только основное направление определено, необходимо выделить конкретные интересующие вопросы и определить информационное наполнение. При его составлении используется исключительно официально-деловой стиль речи. Для экономии времени можно обратиться к стандартным оборотам и формулам. Письмо должно состоять из вводной и основной частей, логически связанных между собой. Рекомендуется кратко и четко излагать необходимые детали, используя юридическую и профессиональную терминологию, исключая личностный и эмоциональный окрас.

  Как правило, официальное обращение оформляется на фирменном бланке предприятия, содержащем его логотип и реквизиты. При официальном запросе письму присваивается исходящий и входящий номер. Обязательно указывается наименование организации, и лицо к кому адресовано обращение. Письмо подписывается руководящим лицом обращающейся компании и подтверждается печатью.

Деловое письмо, пример, образец:

 Директору Управления

управляющей компании № 1

Иванову И.И.

Уважаемый Иван Иванович!

В связи со вступлением в силу Постановления Правительства РФ от ….. № …….. просим разъяснить порядок дальнейших действий и определить соответствующие инструкции. Так же доводим до вашего сведенья, что в соответствии ст №…….. выполнить ранее установленный план не представляется возможным. Отчет о результатах изысканий вы можете найти в приложении к письму.

Надеемся на дальнейшее сотрудничество!

Директор

Управляющей компании №2              Место для печати               Подпись              Федоров Ф.И.